Курсовая работа информационные потоки и документооборот на предприятии. Информационная логистика Виды и направления информационных потоков в организации

Современные условия специфичны значительным повышением количества информационных потоков внутри организации из-за постоянных разрастаний и усложнения их структуры. Повышение эффективности управления информационными потоками в организации в современных экономических условиях очень важно, так как напрямую оказывает воздействие на производительность работы, как сотрудников, так и организации в целом.

Огромное количество реализуемых определенных единичных коммуникаций объединяются и создают информационные потоки организации. Под потоком информации подразумевается направленное перемещение данных от источников вплоть до потребителей. Регулирование данных в информационных потоках имеет цель устранить повторение данных, уменьшить пути её прохождения, применять подходящую конфигурацию передачи и гарантировать оптимальный взаимообмен данными в организации.

Основаниями для качественных потоков данных считаются осуществление условий подбора подходящей формы передачи данных и подбора подходящих технологических процессов передачи информации. Действенное управление информационными потоками в практике возможно рассматривать как важное обстоятельство успеха в достижении важных для организаций целей. Но на данное время не имеется общего подхода к регулированию информационных потоков.

Можно сформировать следующую типологию информационных потоков:

1 По быстроте кодировки и передачи уведомления:

а) быстрые;

б) медленные;

2 По назначению

а) общественные;

б) специальные;

в) секретные;

3 По значению

а) полные;

б) полезные;

в) актуальные;

г) устаревшие;

а) однонаправленные;

в) разветвлённые;

5 В зависимости от стороны возникновения

а) потоки, создаваемые отправителем информации;

б) потоки возникающие за счет получателя информации;

6 По функциональным областям

а) складские;

б) финансовые;

в) кадровые;

г) маркетинговые;

д) технологические;

е) административные

Особую роль в системе управления организацией играют «барьеры» эффективного формирования и применения информационных потоков.

«Барьеры» формирования и применения информационных потоков - это помеха, препятствующая наилучшему протеканию информационных процессов (сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распределения и распространения данных) в организации. Характеристика «барьеров» представлена на рисунке 1. Имеется ряд «барьеров» перемещения информационных потоков, которые основательно сдерживают поступление значимых данных руководителю организации. Подобные «барьеры» в полном объеме характерны для производственных организаций.

Рисунок 1. Характеристика «барьеров»

1 Координационно-структурное несовершенство

4 Способы обрабатывания информационных потоков

5 Эффективные классические установки администрации для своих сотрудников

6 Противодействиесреднегозвена

Но учитывая особенности современной экономической среды, роль информационно-коммуникационных технологий, развитие цифровой экономики и т.п. необходимо также выделить следующие специфические и значимые барьеры:

1 Инфраструктурный барьер заключается в противоречивом функционировании той информационной сети, которая снабжает лиц, принимающих управленческие решения, новой информацией о положении дел в организации;

2 Дисбаланс интересов руководящего звена и интересов сотрудников в процессе реализации управленческих решений;

3 Технический барьер - потери и искажения деловой информации по причине сбоев или недостаточного использования необходимой техники;

4 Технологический барьер - потери и искажения деловой информации по причине неиспользования необходимых технологий обработки информации.

На рисунке 2 представлено расположение «барьеров» в организации.

Рисунок 2. Виды информационных потоков и «барьеров», связанных с их формированием

На рисунке 2 дисбаланс интересов может возникать между генеральным директором и отделом продаж. Недопонимания могут возникнуть между бухгалтерией и банком, отделом продаж и складом. Технические барьеры могут возникнуть в любом отделе организации. Для преодоления технического «барьера» можно использовать такие инструменты как дополнительное обучение сотрудников работе с существующими информационными технологиями (в случае если имеющиеся программные средства используются не в полном объеме); провести дополнительное профилактическое обслуживание техники, дабы избежать сбоев в работе. Дисбаланс интересов руководящего звена и интересов сотрудников можно решить, проводя дополнительные корпоративные семинары, тренинги, работа с корпоративным психологом также может помочь решению непонимания сторон друг друга. Менеджеры руководящего звена должны уметь правильно доносить до сотрудников, что от них требуется, какие цели преследует организация, принимая решения по тому или иному вопросу.

Вышеуказанные «барьеры» в огромной доле связаны с менеджментом организации и принадлежат к внутренним обстоятельствам. Таким образом, возможно выделить, что благоприятный итог деятельности менеджера находится в зависимости от в положенный срок предоставленных данных, которые он применяет с целью планирования, анализа, контролирования и реализации управления и своевременного принятия управленческихрешений.

Один из основных и эффективных путей развития организации состоит в формировании достаточно удобной информационной системы, содействующей принятию оперативных и надежных управленческих постановлений. Составляющей подобного развития в полной мере способно стать определение информационных «барьеров», а также работа над ними, над сокращением их воздействия на качество деятельности организации. В этом плане значимым компонентом преобразования системы управления организации можно считать её реструктурирование и формирование электронной администрации. Реструктурирование системы управления организацией – это изменение системы управления организацией с применением новейших информационных технологий с целью увеличения производительности применения информационных потоков. Основополагающая цель реструктуризации системы управления – это формирование электронной администрации организации. Ощутимую роль в современных трудах по экономической информатике захватывает теория электронного офиса. Она основывается на идеях эластичного встраивания передовых технологий обрабатывания в деятельность классических офисов (органов управления организациями). Окончательной целью осуществлении концепции электронного офиса считается сокращение к минимальному количеству внутриорганизационных потерь процесса управления за счёт перехода с классических (бумажный) предоставлений документов к их электронным аналогам.

Таким образом, в ходе использования новейших информационных технологий с целью формирования электронного офиса организации необходимо сосредоточить внимание на решении двух вопросов: перемещение информационных потоков в системе управления организацией, отбор и преодоление стандартных «барьеров» их результативного развития и применения в системе управления организации. Уделяя интерес главным характеристикам информационных потоков, управляющий может рассчитывать на увеличение производительности передачи данных в организации. В данном случае информационные потоки обретают системообразующие способности. Любая локальная задача по повышению производительности передачи данных по мере постановления станет соизмеряться с работой во внешнем окружении.

Важнейшей частью деятельности организации является разработка системы способов (инструментов) управления или преодоления (ликвидации) «барьеров», связанных с формированием и управлением информационными потоками, так как устранение «барьеров» или их эффективное управление напрямую сказывается на принятии управленческих решений, что в свою очередь оказывает влияние на конкурентоспособность и результативность деятельности организации.

Список литературы:

1. Панасюк А.Ю. Управленческое общение. Практические советы. / А. Ю. Панасюк. – М.: Экономика, 2014. – 112 с.
2. Плотников М. В. Эффективные коммуникации в организации. [Электронный ресурс] – URL: http://www.elitarium.ru/2008/11/26/kommunikacii_organizacija.html (дата обращения 20.04.2018).
3. Пугачев В. П. Руководство персоналом организации: учеб. для вузов / В. П. Пугачев. – М. : Аспект Пресс, 2015. – 279 с.
4. Рождественская Н. Управленческая коммуникация / Н. Рождественская // Народное образование. – 2016. - № 1. – С. 94-105.

Информационный поток - это совокупность циркулирующих внутри логистической системы, между нею и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций.

Организация информационных потоков - дорогостоящее дело. На их формирование, передачу, прием, хранение, анализ расходуются большие средства.

Информационные потоки протекают в информационном пространстве. Оно обширно и практически охватывает весь земной шар и освоенную часть космоса. Использование этого пространства - дело не простое, оно требует межгосударственных решений по использованию коммуникаций связи на территории каждой страны - транспортных магистралей (железнодорожных, водных, воздушных), средств космической связи, телеграфных и радиорелейных линий и др. Использование названных коммуникаций (например, доставка почты во Францию через территорию Литвы, Польши и Германии) - дорогостоящее дело.

Создание и поддержание в надлежащем состоянии материально-технической базы, обеспечивающей движение информационных потоков, - капиталоемкий и длительный процесс.

Сообщения. составляющие информационные потоки. выполняются на разных носителях.

→ бумажных документах традиционного типа;

→ электронных документах (магнитных и бумажных - перфоленте, перфокартах);

→ устные:,

→ телефонные;

→ речевые (общение без телефона).

В логистике выделяют следующие виды информационных потоков в зависимости:

→ от вида связываемых потоком систем:

горизонтальный (информационные потоки, охватывающие сообщения между партнерами по хозяйственным связям одного уровня управления: предприятиями-поставщиками и предприятиями-потребителями материальных ресурсов либо между ними и их посредниками по процессу обращения товаров);

вертикальный (информационные потоки, охватывающие сообщения, поступающие сверху, из руководящих инстанций в подведомственные им звенья логистической системы: из корпорации холдинга в дочерние предприятия и т. д.);

→ места прохождения:

внешний (информационные потоки, протекающие в среде, внешней по отношению к логистической системе. Так, горизонтальные информационные потоки сообщений от предприятий - партнеров (других логистических систем) выступают внешними по отношению к тому партнеру, которому они направлены и который их получит);

внутренний (информационные потоки - сообщения, циркулирующие внутри одной логистической системы (предприятия, оптовой базы и др.). Для логистических подсистем внутренними являются потоки сообщений внутри подсистемы, остальные сообщения для ник внешние);

→ направления по отношению к логистической системе:

входной (информационные потоки представляют собой сообщения, входящие в логистическую систему либо в одну из ее подсистем);

выходной (информационные потоки - сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем);

→ срочности

обычные;

срочные (соответствующая пометка "срочная" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);

очень срочные - "молнии" (соответствующая пометка "срочная", "молния" указывается на носителе информации и служит указателем срочности сообщения);

→ конфиденциальности (секретности):

обычные;

→ значимости для информационных потоков почтовых сообщений

простые;

заказные (принимаются с регистрацией, с выдачей отправителю квитанции об их приемке, вручаются адресату под роспись. За своевременность их доставки организации связи ведут контроль полнее, чем простых сообщений);

ценные (имеют цену компенсации, которую в случае их утери организации связи уплачивают подателю сообщения);

→ скорости передачи:

традиционные (почтовые сообщения);

быстрые (факсимильная связь, электронная почта, телеграф, телетайп, телефон);

→ области охвата (в зависимости от этого различаются способ отправки сообщений, расходы на их отправку, порядок оформления, язык сообщения и другие особенности подготовки и отправки сообщений):

местные;

иногородние;

дальние;

международные.

Важную роль среди информационных потоков играют сообщения документального характера, которые оформляются чаще всего на бумажных носителях определенной формы, заполненных в установленном порядке и заверенных подписями и печатью отправителя сообщения. Такие сообщения называются документальными.

2 Информационный поток характеризуется такими показателями. как:

→ источник возникновения;

→ направление движения потока;

→ скорость передачи и приема;

→ интенсивность потока и др.

Информационные потоки характеризуют с помощью следующих оценок.

→ по источнику возникновения;

→ направлению;

→ объему;

→ периодичности;

→ порядку согласования;

→ порядку утверждения;

→ срокам действия;

→ порядку хранения и др.

Источники возникновения сообщений могут быть различными от участников логистических цепей и смежных с ними организаций, сообщения которых влияют на перемещение, организацию и приемку потоков. Таковы сообщения, например, паводковой комиссии об аварии моста и его разрушении, сделавшие невозможным проезд по нему и требующие движения по иному маршруту.

По направлению информационные потоки могут быть горизонтальными (туда и обратно) и вертикальными (сверху вниз и обратно). Горизонтальными называют сообщения между участниками логистического процесса одного уровня - равноценными партнерами. Вертикальные информационные потоки протекают между разными уровнями управления: верхним- руководящим и нижним - подчиненным. Таковы, например, сообщения дирекции предприятия руководителям цехов и ответы на них.

Направление информационного потока трактуется и по другому: как прямое и косвенное. Прямое направление партнеру (руководителю) или другому адресату - для исполнения требований, имеющихся в сообщении. Косвенное направление информационного потока - направление копий сообщений для сведения, ознакомления с данным вопросом, без участия в его решении.

База отдых «Оазис» расположена на берегу моря, в центре курортной зоны, построена в 2001г., территория 3 га, охраняемая, корпус рассчитан на 200 мест, функционирует круглый год. Ежегодно в номерах проводится косметический ремонт.

В пансионате имеется бесплатная автостоянка, междугородные телефоны-автоматы, предусмотрены индивидуальные ячейки для хранения ценностей.

На расстоянии легкой пешеходной прогулки многочисленные курортные магазины, кинотеатр, аттракционы, казино, дискотеки, ночные клубы, собственный оборудованный пляж.

В сервисном бюро базы отдыха можно заказать трансферт, приобрести билет на экскурсию или концерт, а также получить всю необходимую информацию о городе и отдыхе.

Основными направлениями деятельности являются:

оздоровительный семейный отдых;


деловой туризм;


специализированные туры отдыха;


реабилитация и предсезонная подготовка спортсменов;


Расчетный час - 8 часов утра.


Могут быть предоставлены номера эконом — класса: одно-, двух-, трехместные, с телевизором и холодильником в каждом номере, номера блочного типа - идеальный вариант для семьи из 4-х человек со взрослыми детьми, также номера «люкс», одно — или двухкомнатные, с индивидуальной системой кондиционирования и всеми возможными удобствами: комфортной функциональной мебелью, телевизором с подключением к спутниковому телевидению, мини-баром, просторной ванной комнатой.


К услугам отдыхающих:


оборудованный пляжный комплекс: лежаки, кабины для переодевания, аэрарий, душевые кабины, туалет, пляжный бар, прокат водного транспорта


теннисный корт с искусственным покрытием


волейбольная площадка;


баскетбольная площадка;


библиотека;


бесплатная автостоянка;


сауна;


парикмахерская;


конференц-зал на 100 мест;


благоустроенный пляж;


организация трансферта;


познавательные экскурсии и поездки.


Целями деятельности Общества являются извлечение прибыли и расширение рынка товаров услуг.


Предприятие имеет гражданские права и нести гражданские обязанности, необходимые осуществления любых видов деятельности, не запрещенных действующим законодательством и его Уставом.


Высшим органом общества является общее собрание участников общества. Общее собрание участников может быть очередным или внеочередным.


Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества является ревизионная комиссия.


Руководство текущей деятельностью Общества осуществляется единоличным исполнительным органом общества. Исполнительным органом является директор подотчетный в своей деятельности общему собранию участников общества. Единоличный исполнительный орган без доверенности действует от имени Общества, в том числе представляет его интересы, совершает сделки, утверждает штаты, издает приказы и дает указания, обязательные для исполнения всеми работниками Общества.


На базе отдыха работают 41 человека:


директор;


заместитель директора по хозяйственной части;


главный бухгалтер;


менеджер по маркетингу (менеджер по продаже путевок);


бухгалтер;


секретарь машинистка;


медицинская сестра;


сестра-хозяйка;


культорганизатор;


кладовщик;


четыре администратора;


три горничных;


две уборщицы;


прачка;


шеф-повар;


два повара;


три официантки;


три кухрабочих;


три посудомойки;


электрик;


сантехник;


плотник;


три водителя;


садовник.


Организационную структуру предприятия можно подразделить на 4 отдела:


1) финансовый отдел;


2) хозяйственный отдел;


3) столовая;


4) отдел бытового обслуживания отдыхающих.


Каждый из отделов имеет свою структуру и выполняет определенные функции.


Ниже приведена схема организации управления отделов пансионата.





Как видим организационно-управленческая структура ООО «База отдыха «ОАЗИС» относится к линейно-функциональной структуре управления.


Миссия ООО «База отдыха «ОАЗИС» – завоевание определенной доли рынка рекреационных услуг черноморского побережья Краснодарского края.


2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ НА ПРЕДПРИЯТИИ


Информационные обмен на исследуемом предприятии в целом можно представить в виде схемы (рис. 2).





Информация выступает как основа процесса управления. Посредством информации осуществляются циклически повторяющиеся стадии процесса управления получения, переработки сведений о состоянии управляемого объекта и передачи ему управляющих команд. Следовательно, с помощью информации реализуется связи между субъектом и объектом или между управляющей и управляемой частями общей системы управления. Таким образом, все виды информации, необходимые для управления, составляют информационную систему.


Управленческая внутрифирменная информационная система представляет собой совокупность информационных процессов для удовлетворения потребности организации в информации разных управленческих уровней или центров принят решений.


Важными задачами внутрифирменной системы информации являются:


– определение основных направлений системы сбора, обработки и хранения первичных данных;


– определение основных направлений развития технологии обработки информации;


– координация деятельности по сбору и обработке данных финансовых отчетов на высшем уровне управления и в производственных отделениях в целях повышения качества и своевременности поступления финансовой информации по фирме делом.


Внутрифирменная система информации выполняет следующие функции:


– определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации;


– определение потребностей в технических средствах фирмы в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;


– определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации;


– обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;


– разработка программных средств, прикладных программ.


При организации информационного обеспечения принципиальное значение имеет распределение информации на прямую, т. е. командную, исходящую от управляющей системы, и обратную, отражающую реакцию управляемого объекта на происходящие изменения и реализуемые управленческие решения.


3. ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ


Документооборот представляет собой последовательность этапов движения документов, начиная от момента их создания или получения и заканчивая моментом завершения их исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение. Форы используемых первичных учетных документов и регистров, систему обработки информации и приемы организации документооборота утверждает руководитель предприятия.


График документооборота составляется в виде схемы, перечня работ или схемы информационных потоков, отражающих движение документов в рамках структурных подразделений предприятия с указанием их исполнителей, взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждого предприятия график разрабатывается с учетом его особенностей, что способствует рациональному распределению обязанностей между работниками, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, своевременности составления отчетности. Контроль за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.


В табл. 1
приведен перечень документов» участвующих в документообороте конкретного предприятия.


На рис. 3 приведена схема информационных потоков предприятия.


Особенности документооборота на предприятии:


– для отслеживания потоков документов ведутся регистрационные журналы и карточки: журнал регистрации договоров, актов ввода» приема и передачи основных средств и нематериальных активов, журнал учета выданных доверенностей, регистрации приходных и расходных кассовых ордеров и платежных ведомостей, регистрации нормативных документов, принятых к исполнению, и другие;


Таблица 1


Документы предприятия


Идентификатор документа	Наименование документа
	Требование-накладная
	Приходный ордер
	Накладная на отпуск материалов на сторону
	Материальный отчет по складу
	Приемосдаточная накладная
	Накладная
	Отчет по товарному складу
	Плановая калькуляция на сданную продукцию
	Калькуляция себестоимости
	Перечень работающего оборудования
	Снятие остатков незавершенного производства
	Счет-фактура
	Счет-фактура от поставщика
	Платежное поручение
	Выписка банка
	Табель
	Книга распоряжений
	Приказ
	Больничные листы
	Показатели на премию
	Отчет по расходу энеогоресурсов
	Журнал-ордер № 6
	Журнал-ордер N11
	Отчет о выплатах
	Отчет о результатах финансово-хозяйственной деятельности




– движение документальных потоков происходит преимущественно по вертикали - от руководителя к исполнителям и от исполнителя к руководителям; функции руководителей и исполнителей состоят в непосредственной работе с документами, а функции персонала, занимающегося делопроизводством, в отслеживании их действий;


– бухгалтерские документы в силу своей специфичности не подлежат централизованной регистрации, а сразу передаются на исполнение в бухгалтерию;


– поступающие в бухгалтерию документы подлежат проверке по форме и содержанию, систематизируются по датам совершения операций, оформляются мемориальными ордерами (накопительными ведомостями), содержащаяся в них информация может накапливаться в учетных регистрах;


– используемые программные средства призваны обеспечивать сокращение объема бумажного документооборота и снижение рутинных операций по обработке документов.


– имеет место выраженный отказ от использования бумажных носителей информации.


В качестве автоматизации документооборота и деятельности предприятия на нем используется программа «1 С Бухгалтерия» версия 8.0.


В 1C:Бухгалтерии 8.0 хранится полная информация о контрагентах (контактная информация, банковские счета, регистрационные коды) и сотрудниках организации (паспортные данные, индивидуальные коды, должность, размер оклада).


1С:Бухгалтерия 8.0 автоматически формирует различные формы бухгалтерской и налоговой отчетности, которые можно напечатать или сохранить в файл для передачи в ИФНС.


Для оперативного анализа состояния учета в 1С:Бухгалтерии 8.0 предусмотрены различные отчеты: оборотно-сальдовая ведомость, шахматка, анализ счета, карточка счета и другие. Каждый отчет настраивается для получения только необходимой информации. Например, чтобы посмотреть поступление на склад вентиляторов всех марок, в оборотно-сальдовой ведомости по счету 41.01 «Товары на складах» можно установить отбор по товарам, наименования которых содержат слово «вентилятор».


1С:Бухгалтерия 8.0 существенно упрощает подготовку бухгалтерской и налоговой отчетности. Например, для формирования бухгалтерского баланса достаточно указать организацию и отчетный период. Все показатели программа заполнит сама! Подготовленные отчеты сохраняются в программе, что позволяет легко вернуться к ним в последующие периоды. Показатели отчетов можно корректировать вручную, программа запомнит все внесенные вами изменения.


Сформированные в 1С:Бухгалтерии 8.0 платежные документы легко выгружаются в программу типа «Клиент банка». Так же просто загрузить полученную из банка информацию о входящих платежах. Обмен данными с 1С:Бухгалтерией 8.0 поддерживают около 700 кредитных организаций.


«1С:Бухгалтерия 8.0» - универсальная программа массового назначения для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности. Это готовое решение для ведения учета в организациях, осуществляющих любые виды коммерческой деятельности: оптовую и розничную торговлю, комиссионную торговлю (в том числе субкомиссию), оказание услуг, производство и т.д.


Бухгалтерский и налоговый учет реализованы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. В состав конфигурации включен план счетов бухгалтерского учета, настроенный в соответствии с Приказом Минфина РФ «Об утверждении плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31 октября 2000 г. № 94н.


Методика бухгалтерского учета обеспечивает одновременную регистрацию каждой записи хозяйственной операции как по счетам бухгалтерского учета, так и по необходимым разрезам аналитического учета, количественного и валютного учета. Пользователи могут самостоятельно управлять методикой учета в рамках настройки учетной политики, создавать новые субсчета и разрезы аналитического учета.


«1С:Бухгалтерия 8.0» обеспечивает решение всех задач, стоящих перед бухгалтерской службой предприятия, если бухгалтерская служба полностью отвечает за учет на предприятии, включая, например, выписку первичных документов, учет продаж и т.д. Кроме того, информацию об отдельных видах деятельности, торговых и производственных операциях, могут вводить сотрудники смежных служб предприятия, не являющиеся бухгалтерами. В последнем случае за бухгалтерской службой остается методическое руководство и контроль за настройками информационной базы, обеспечивающими автоматическое отражение документов в бухгалтерском и налоговом учете.


Данное прикладное решение также можно использовать только для ведения бухгалтерского и налогового учета, а задачи автоматизации других служб, например, отдела продаж, решать специализированными конфигурациями или другими системами.


Предметная область, автоматизируемая «1С:Бухгалтерией 8.0», иллюстрируется следующей схемой.





Рис. 4. Схема применения программы 1С Бухгалтерия


«1С:Бухгалтерия 8.0» представляет собой совокупность платформы «1С:Предприятие 8.0» и конфигурации «Бухгалтерия предприятия». В «1С:Бухгалтерии 8.0» заложена возможность совместного использования с прикладными решениями «Управление торговлей» и «Зарплата и Управление Персоналом», также созданными на платформе «1С:Предприятие 8.0».


4. ОРГАНИЗАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ


Офисная техника — неотъемлемая часть технического оборудования любого офиса. Слабое применение средств оргтехники приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого и технического персонала.


К офисной технике в широком смысле можно отнести любые технические средства, облегчающие работу в офисе, начиная от карандашей и авторучек и кончая компьютерами и их сетями. К офисной технике в узком смысле относят лишь технические средства, используемые в бумажном делопроизводстве, и средства административно-управленческой связи.


Офисная организационная техника (оргтехника) — технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ.


Средства оргтехники для офиса исследуемого предприятия включают в свой состав, такие устройства и оборудование: два персональных компьютера, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, проекционная аппаратура, ламинатор, машина для уничтожения документов, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, два сейф, тележка, др.


Ламинатор – машины для защиты документов от влаги, пыли, масла и от небрежного хранения путем нанесения на поверхность документа защитного покрытия. Документ вставляется в машину, где он подвергается термообработке, в результате которой на документ наносится с двух сторон защитная пленка, или на поверхность документа просто приклеивается липкая прозрачная пленка. Ламинировать целесообразно ценные бумаги, объявления, обложки книг и отчетов, меню и многие другие документы. На предприятии применяется Ламинатор Fujipla LPD 2315 офисный, 230 мм. (А4), Япония


В качестве брошюровальной машины устройства для автоматической фальцовки и скрепления брошюр с помощью металлических скрепок используется брошюровальная машина DC Mini HF скрепляет дважды внакидку блоки формата АЭА4, брошюрует до 100 страниц формата А4А5. производительность до 1500 брошюр в час имеет интерфейс с листоподборщиком; машина DC Mini SR скрепляет подобранные блоки слева вверху и может пробивать боковые отверстия пол скоросшиватель.


Машина для уничтожения секретных и конфиденциальных документов путем их мельчайшего разрезания и микроизмельчения снабжены автоматическим приводом и контейнерами для уничтожаемых документов и отходов в виде бумажной пыли. На исследуемом предприятии используется Шредер HSM 100-5.8 персональный загрузка 225 мм, секретность 2, частица 3,9/5,8 мм.


Операции копирования и размножения документов (статей, объявлений, рекламных проспектов и др.) весьма распространены в деловом бизнесе и других областях трудовой и общественной деятельности. Для целей копирования и размножения документов используются специальные технические средства. В качестве копировального автомата на предприятии используется Копир SHARP AP 5316 формата А3/А4, цифровой МФУ, 16 коп/мин.


На предприятии в бухгалтерии и в кабинете директора установлены компьютеры P4-631-3000 / 512DDR / 82.3 Gb / 3.5″/ As P5V800-MX / 350W / 52x, которые соединены в одну сеть. На компьютерах установлены модемы Модем ACORP 56.0K Sprinter@56k (fax, голосовой, V92).


Компьютер с факс-модемом работает намного надежнее и устойчивее телефакса, обеспечивает много дополнительных сервисных услуг: существенно более удобная и эффективная автоматизация подготовки текстов факса с использованием всего арсенала компьютерных средств, интеграция с электронной почтой, телексом и базой данных компьютера, наличие больше объемной электронной справочной книги, содержащей самую разнообразную полезную информацию, разграничение права доступа сотрудников и внешних абонентов к факсу, контроль прохождения корреспонденции, подробная статистика работы с факсом и т. п.


Кроме того, в бухгалтерии и в кабинете директора установлены лазерные принтеры Принтер HP Laser Jet 1018 600х1200 dpi,12 стр/мин, 2Mb, нагрузка 3000 стр/мес, лоток 150 л, которые позволяют распечатывают различные документы.


На предприятии используются факсимильные телефонные аппараты Panasonic KX-FP 218 (А4, белый, на обычной бумаге, сканер-копир, автоответчик, прием без бумаги).


В качестве телефонных аппаратов используются Телефон Panasonic 2350 Flash, Redial.


5. ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ


Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учет поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением.


Хорошая организация документооборота помогает своевременному прохождению документов по подразделениям организации и равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, способствует эффективному управлению предприятия. Автоматизация служб делопроизводства обеспечивает увеличение объема выполняемой работы, и уменьшение затрачиваемого для этого времени.


Документооборот организации представлен потоками документов различных категорий, схема движения которых разрабатывается руководителем службы делопроизводства.


Автоматизированные технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции по делопроизводству учреждения.


Современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности и документационного обеспечения управленческой деятельности предприятий поддерживают полный жизненный цикл документа.


Поступивший извне документ сначала должен быть зарегистрирован. После этого документ начинает движение по организации. Он попадает к должностным лицам, которые решают кто, что и в какой срок должен сделать по данному документу.


Резолюции накапливаются и детализируются до тех пор, пока документ не попадает к исполнителям. После завершения работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми в организации.


Для ускорения подготовки часто повторяющихся видов документов пользуются банком текстовых заготовок. Он содержит унифицированные формы (бланки) и тексты документов согласно Государственной системе документационного обеспечения управления. В них также могут включаться и повторяющиеся тексты документов, постоянные части в тексте, названия должностей, фамилии и адреса постоянных авторов и корреспондентов, юридические текстовые формулы, придающие документам юридическую силу и правовой характер и т.д. Подготовленный на основании таких заготовок документ, с необходимыми реквизитами, затем отправляется по адресу.


Поступающие в организацию, а также исходящие документы
подлежат обязательной регистрации (кроме копий документов, поступающих для сведения и рекламно-поздравительных извещений).Все документы организации регистрируются централизованно. Исключение составляют организации, имеющие территориально обособленные структурные подразделения или очень большой годовой документооборот. Для автоматизации регистрации создается база данных и информационно-поисковая система, позволяющая проследить все документы учреждения и места их нахождения в данный момент времени, состояние исполнения и контроль сроков исполнения документов.


Информационный поиск в базе документов организации происходит с помощью включенных в нее реквизитов на соответствующей регистрационной карточке реквизита. Регистрационная карточка - это электронный аналог традиционной регистрационно-контрольной карточки. Регистрационные карточки, упорядоченные в соответствии с правилами документооборота, составляют электронный аналог картотеки.


Регистрационная карточка является основной единицей хранения в базе данных системы и заводится в момент регистрации документа. Заведение регистрационной карточки сводится к заполнению ее реквизитов.


К таким реквизитам относятся:


входящий регистрационный номер и дата документа (дата по
ступления регистрируемого документа). Этот номер и дата должны быть указаны в регистрационном штампе документа;


Номер и дата поступающего в регистрацию документа;


наименование вида документа;


адрес получателя или отправителя (организации, должностного или частного лица);


количество листов и экземпляров; срок исполнения документа;


шифр исполнителей (подразделения, на которое возложено


исполнение документа);


содержание документа.


Реквизиты «шифр исполнителей» и «содержание документа» проставляются на основании соответствующих классификаторов.


При регистрации документы делят на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, т.е. имеет отличные от других групп правила формирования регистрационного номера и, как правило, различный набор реквизитов. Обычно системами автоматизации делопроизводства поддерживаются три базовые группы: - входящие;


исходящие (и внутренние);


• письма и обращения граждан.
  

  Некоторыми системами допускается разбиение каждой из групп документов на произвольные подгруппы, объединяющие документы по общему тематическому признаку, признаку подразделений или признаку переписки. Каждую из подгрупп, в свою очередь, можно разбивать на более мелкие подгруппы и так далее. Разбиение на подгруппы определяется правилами документооборота в организации, а их состав и правила формирования регистрационных номеров хранится в системном справочнике групп документов.
  

  Регистрация и учет внутренних документов определяются Инструкцией по делопроизводству организации.
  

  По мере исполнения соответствующие документы могут выводиться из оперативной информационной базы и храниться в архивном банке документов. Остаются только акты, имеющие нормативно-правовой характер.
  

  В целом, современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности в той или иной мере обеспечивают:
  

  Регистрацию всей поступающей корреспонденции (включая
  

  письма и обращения граждан); V регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних
  

  документов организации;
  

  ввод резолюции, отчетов об исполнении, согласование (визирование) документов;
  

  списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;
  

  контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, а также резолюций и указаний руководства; проверку правильности и своевременности исполнения документов;
  

  поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации.
  

  Нами предлагается на предприятии для организации работы с документами использовать программу «Эффект Офис». По мнению специалистов фирмы «Га-рант-Интернешнл», разработавших эту систему, введение единого корпоративного стандарта на работу с документами позволит достичь нескольких целей:
  

  Повысить эффективность работы офиса - унифицированный внутренний документооборот организации сократят время на выполнение поставленных задач;
  

  Усилить уровень контроля за работой персонала - руководитель будет информирован, как и какие задачи, решают его сотрудники, каковы сроки завершения решения я форма представления результатов решения; о снизить издержки на обслуживание компьютерного парка и минимизировать затраты на содержание архива. При внедрении системы вначале строится модель структуры предприятия, включая всех сотрудников, участвующих в документообороте, составляется и вводится список всех возможных типов документов, их параметров и статусов. Далее вводятся сами документы и обозначаются все возможные их связи с конкретными сотрудниками предприятия, проходя через которых документы могут менять статусы и сроки. В результате все сотрудники работают в едином информационном пространстве. Система позволяет работать с широким кругом приложений. Встроенный сервер «Эффект Почта» максимально упрощает процесс отправки/приема электронной почты.
  Инновационная деятельность в системе управления предприятием Анализ системы управления предприятием Система управления предприятием

  2014-02-06

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………… ……………..2
1.Информационные потоки и документооборот на предприятии
1.1.ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ………………………………………………4
1.2.ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ - ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ………………………………………………………… …………….4
1.3.ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЙ…………….…..5
1.4.ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ........6
1.5.ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ……7
1.6.АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ…………………………..8
2.ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТеРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
2.1.ОПИСАНИЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»……………………………………...11
2.2.ЭКСПРЕСС АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»………………………………………………… ……………….12
3.АНАЛИЗ информационных потоков и Документооборота НА ПРИМЕРЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
3.1.Составление графика информационных потоков…...25
4.Пути совершенствования информационных потоков и документооборота…………………………………… …………..……..28
ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………… …………….30
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ……………………………………………... ……….32

ВВЕДЕНИЕ
Совершенствование методов управления является одной из основных задач, от решения которой зависит степень прогресса предприятия. С каждым годом неизбежно растет и усложняется интенсивность обмена информацией на предприятии, в связи с чем большую актуальность приобретает проблема создания методов описания, анализа и исследования потоков информации. Для ее решения рассматриваются: анализ организации; совершенствование схемы документооборота; разработка автоматизированных систем информационного обеспечения. Изучение потоков информации дает общее представление о функционирование объектов управления и является первым шагом в анализе организации. На данном этапе возможно решения ряда задач относительно улучшения схемы документопотоков. Дальнейшее исследование информационных потоков позволяет выявить элементы информационного отображения объекта, отношения между ними, структуру и динамику потоков информации.
Проблемы своевременного обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией в значительной степени определяются несовершенством системы информационных потоков предприятия. В курсовой работе рассматриваются типичные проблемы системы информационных потоков российских предприятий и подход к их анализу в концепции контроллинга.
Цель курсовой работы - исследовать способы построения эффективного документооборота на предприятии и пути совершенствования системы информационных потоков на примере ООО «Электра-Н».
Объект исследования - информационные потоки и документооборот ООО «Электра-Н» специализирущееся в области электронных систем безопасности и жизнеобеспечения в городе В. Новгороде.
Предмет исследования - эффективность документооборота и совершенствование системы информационных потоков предприятия ООО «Электра-Н».
Исходя из поставленной цели, определены следующие задачи:

рассмотреть понятие информационных потоков;
рассмотреть типичные информационные проблемы предприятия;
рассмотреть организацию системы информационных потоков;
проанализировать направленность и интенсивность документооборота на предприятии, а также пути его совершенствования.

Методической основой исследования послужили работы по экономической теории следующих авторов: К. Васенева, Б.П. Бармакова, В.И. Садовникова, П.Л. Эпштейна, А.А. Модина и др.

1. Информационные потоки и документооборот на предприятии
1.1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПОНЯТИЙ
Информационные потоки - это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Преобразование информации (бухгалтерская проводка) не рассматривается в качестве информационных потоков.
Система информационных потоков - совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.
Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками - оптимизация работы предприятия.

1.2 ИНФОРМИРОВАНИЕ РУКОВОДИТЕЛЕЙ - ТИПИЧНЫЕ ПРОБЛЕМЫ
Руководители предприятия (генеральный директор, финансовый директор, начальники служб) должны располагать оперативной информацией, чтобы при возникновении отклонений от плана, в первую очередь по затратам, иметь возможность своевременно принять корректирующие решения.
Традиционно информацию в виде фактической сметы затрат по предприятию предоставляет бухгалтерия. Данные в форме сметы затрат и расчетов на отдельные виды продукции предоставляются после того, как:
обработаны счета за электроэнергию, газ, воду;
произведен расчет услуг цехов друг другу и сторонним организациям;
начислена амортизация основных фондов;
распределены накладные расходы между цехами и видами продукции;
начислены налоги в бюджет и произведены отчисления во внебюджетные фонды.
После сопоставления фактической сметы затрат с выручкой бухгалтерия рассчитывает финансовый результат.
Сегодня на большинстве российских промышленных предприятий эти операции (закрытие счетов, формирование затрат и финансового результата) осуществляют ежемесячно, т.е. плановый отдел предприятия определяет на месяц выпуск продукции, затраты и финансовый результат, а затем рассчитывает фактические данные и сравнивает с плановыми.
Недостаток этой системы - неоперативность. Закрытие счетов, расчет затрат и финансового результата отнимает у бухгалтерии столько времени, что обычно фактическую смету затрат получают к 20-му числу следующего месяца. Это значит, что, принимая решение, руководитель вынужден оперировать данными двухмесячной давности и больше полагаться на свою интуицию. Оперативно может быть предоставлена только информация об объеме выпущенной продукции (ежедневная сводка из цеха) и о движении денег на расчетном счете (платежные поручения и выписки поступают в финансовый отдел ежедневно).
Вышесказанное делает необходимым создание системы обеспечения руководителей предприятия оперативной информацией о выручке и затратах. Создание такой системы - важная задача службы контроллинга: руководители должны получать информацию о затратах чаще, чем раз в месяц. Для этого необходимо навести порядок в информационных потоках предприятия.

1.3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПРОБЛЕМЫ ПРЕДПРИЯТИЙ
Приведенная выше ситуация с обеспечением руководителей предприятия оперативной информацией обусловлена недостатками организации информационных потоков. Среди типичных недостатков системы информационных потоков российских предприятий следует назвать:
дублирование предоставляемой информации;
отсутствие релевантной (существенной) информации;
отсутствие однозначного распределения ответственности за документы;
несвоевременность предоставления информации;
информация может не доходить до адресата;
после получения информации могут потребоваться уточнения.
Важной задачей службы контроллинга становится совершенствование системы информационных потоков, изменение алгоритмов прохождения документов, автоматизация передачи информации.
Система информационных потоков контроллинга должна органично встраиваться в общую систему информационных потоков предприятия, иначе произойдет отторжение сотрудниками предприятия навязанной им схемы.
Необходим анализ функционирования существующей на предприятии системы информационных потоков на наличие «узких мест», лишних звеньев (для этого у контроллеров должны быть необходимые полномочия). Внедрение системы контроллинга приводит к перестройке и оптимизации системы информационных потоков - всего экономического документооборота предприятия.

1.4 ТРЕБОВАНИЯ К СИСТЕМЕ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Информация, которая собирается в системе контроллинга для обработки и
анализа, должна отвечать следующим требованиям:
своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;
достоверности;
релевантности, т.е. информация должна помогать принимать решения;
полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);
полноте, т.е. не должно быть упущений;
понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;
регулярности поступления.
Система контроллинга решает свои задачи и в области автоматизации на предприятии. Трудоемкость обработки детализированной информации по центрам затрат огромна, вручную ее обрабатывать сложно. Экономисты цехов (филиалов, складов, магазинов) сразу требуют автоматизировать их труд, так как для них работа в системе контроллинга - дополнительная нагрузка даже в том случае, если сбор плановой и фактической информации происходит раз в месяц. Если информация собирается раз в неделю, то подразделения физически не успеют обработать и предоставить информацию службе контроллинга, которая в свою очередь не будет успевать сводить все данные по предприятию. Поэтому если автоматизируется обработка проводок и сальдо по счетам или начисление амортизации, или расчет заработной платы, точно так же целесообразно автоматизировать и контроллинговую работу.

1.5 ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
Для создания системы информационных потоков необходимо:
определить структуру информации, которую необходимо предоставлять;
проанализировать существующий на предприятии документооборот;
разработать новую систему документооборота.
Структура информации включает в первую очередь классификацию доходов и видов затрат по объектам калькуляции (по подразделениям, продуктам, договорам).
В ходе анализа документооборота следует выяснить: можно ли собирать информацию о видах затрат, например, в середине месяца, какие существуют препятствия, что нужно сделать, чтобы их устранить? Оказывается, что можно обязать кладовщиков сдавать данные по расходу материалов (лимитно-заборные карты) и в середине месяца, а не только в конце; что табельщики могут вводить в программу расчета заработной платы данные из табеля ежедневно и т.д. Служба контроллинга может приказать от имени финансового или генерального директора предоставлять данные чаще.
Служба контроллинга должна договориться с бухгалтерией о вводе данных цехов по затратам, чтобы далее служба контроллинга выбирала информацию из базы данных и обрабатывала ее по своим «контроллинговым правилам», т.е. получала сводные аналитические формы. В результате обработки контроллинговые данные получаются «не совсем точными» с бухгалтерской точки зрения, однако эта точность достаточна для принятия управленческих решений. Именно эти достоверные на 95% данные нужны финансовому директору сегодня, а точные на 100% бухгалтерские отчеты месяц спустя - информация, бесполезная для принятия оперативных управленческих решений.
Служба контроллинга не делает проводок, не пересчитывает обороты и не меняет сальдо по счетам - это прерогатива бухгалтерии. Служба контроллинга анализирует данные и группирует их по определенным признакам: переменные и постоянные, относящиеся к определенному центру затрат и не относящиеся, и т.д. Поэтому служба контроллинга не мешает бухгалтерии, что позволяет им работать в единой команде.

1.6 АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННЫХ ПОТОКОВ
В процессе анализа информационных потоков предприятия служба контроллинга изучает процессы возникновения, движения и обработки информации, а также направленность и интенсивность документооборота на предприятии.
Цель анализа информационных потоков - выявление точек дублирования, избытка и недостатка информации, причин ее сбоев и задержек.
Наиболее распространенный и, по-видимому, самый практичный метод анализа информационных потоков - составление графиков информационных потоков. Для построения графиков информационных потоков следует знать (или выработать самим) определенные правила их составления и условные обозначения отдельных элементов.
Каждый информационный поток - единичное перемещение информации - имеет следующие признаки:
документ (на чем физически содержится информация);
проблематику (к какой сфере деятельности предприятия относится информация: к закупкам, к сбыту продукции, к закрытию месяца и получению сводных затрат, к планированию и т.д.);
исполнителя (человека, который эту информацию передает);
периодичность (частота передачи: ежемесячно, ежеквартально, ежедневно).
На предприятии выделяют два уровня детализации информационных потоков:
на уровне предприятия детализация производится до уровня цеха (подразделения), т.е. информация передается между цехами и службами предприятия;
на уровне цеха (подразделения) предприятия детализация производится до уровня рабочего места, т.е. информация передается между работниками цеха и связанных с цехом служб.
Важно соблюдение единых правил, что дает возможность аналитической службе разговаривать на одном языке с остальными участниками процесса анализа информационных потоков (финансово-экономическими службами, отделом автоматизации и т.д.). На уровне предприятия целесообразно строить графики информационных потоков по отдельным проблемам, так как количество информационных потоков (связей) очень велико, поэтому трудно выявить единый алгоритм. На уровне отдельных цехов допускается построение общего графика информационных потоков по всем проблемам, так как здесь количество потоков (связей) не слишком велико, хотя возможно построение графиков по каждой проблеме.
К графику информационных потоков прилагают расшифровку информационных связей на предприятии или в подразделении.
Составленный график информационных потоков имеет существенный недостаток - большое количество информационных связей затрудняет его чтение и анализ, но именно анализ информационных потоков и являлся целью составления графика. Поэтому целесообразно разрабатывать графики, изображающие не статические связи между отделами, а поток документов, связанный с выполнением какой-то определенной рабочей задачи.

2. ЭКОНОМИЧЕСКАЯ ХАРАКТКРИСТИКА ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
2.1 ОПИСАНИЕ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»

Организация ООО «Электра-Н» территориально расположена по адресу: Великий Новгород, ул.Б.Санкт-Петербургская, д.80.
Компания "Электра-Н" основана в 1991 г. Первоначально занималась разработкой специального телевизионного оборудования для научных исследований. С 1993 г. специализируется в области электронных систем безопасности и жизнеобеспечения. В настоящее время в фирме работает более 30 человек. Входит в группу компаний “Электра”.
Основными направлениями деятельности компании являются:
- разработка концепций безопасности объектов;
- проектирование систем безопасности для объектов любой сложности;
- поставка оборудования, монтаж систем безопасности;
- технико-эксплуатационное обслуживание систем безопасности;
- обучение персонала, консультации в области электронных систем безопасности и охранных систем;
- разработка и производство компьютерных систем регистрации изображений для нужд фотоники, высокоскоростной фотографии и спектрометрии;
- проектирование и монтаж инженерных сетей и систем, технологического оборудования;
- производство работ по обеспечению пожарной безопасности зданий и сооружений;
- проектирование и монтаж ЛВС.

Организационная структура ООО «Электра-Н» включает в себя:
- аппарат управления предприятием
- финансово-договорной отдел
- отдел маркетинга и инноваций
- отдел информационных технологий
- технический отдел
- проектный отдел
- монтажный отдел
- отдел логистики
- отдел продаж
- отдел эксплуатации оборудования.

Ответственность и полномочия внутри организации располагаются сверху вниз, т.е. от вышестоящих руководителей к нижестоящим руководителям. В свою очередь нижестоящие руководители возглавляют специализированные организационные подструктуры по функциональным признакам. Таким образом, это способ организации труда соответствует линейно-функциональной структуре управления.
Технология обработки учетной информации и документооборот разрабатывает, дополняет или пересматривает сам главный бухгалтер или работники бухгалтерии под контролем главного бухгалтера.

2.2 ЭКСПРЕСС АНАЛИЗ ФИНАНСОВОГО СОСТОЯНИЯ ООО «ЭЛЕКТРА-Н»
Анализ детализированного финансового состояния предприятия
Горизонтальный и вертикальный анализ активов предприятия

Средства предприятия	На начало 2007		На конец 2007		Прирост
	тыс.руб.	доля, %	тыс.руб.	доля, %	тыс.руб.	доля, %
Внеоборотные активы	678	22,30%	1033	14,86%	355	-7,44%
Оборотные активы	2362	77,70%	5919	85,14%	3557	7,44%
В том числе в сфере:
производства	264	11,18%	84	1,42%	-180	-9,76%
обращения	2098	88,82%	5835	98,58%	3737	9,76%
Из них оборотные активы:
с минимальным риском вложений	249	10,54%	2021	34,14%	1772	23,60%
с невысоким риском вложений	2113	89,46%	3898	65,86%	1785	-23,60%
с высоким риском вложений	-	-	-	-	-	-
Итого	3040	100,00%	6952	100,00%	3912	-
В том числе:
немонетарные активы	935	30,76%	753	10,83%	-182	-19,93%
монетарные активы	2105	69,24%	6199	89,17%	4094	19,93%

Горизонтальный анализ активов предприятия показывает, что абсолютная их сумма за отчетный период увеличилась на 3912 тыс руб. Это говорит о том, что предприятие повысило свой экономический потенциал. Вертикальный анализ активов баланса, отражая долю каждой статьи в общей валюте баланса, позволяет определить значимость изменений по каждому виду активов. Полученные данные показывают, что структура активов анализируемого предприятия изменилась не существенно: уменьшилась доля основного капитала на 7,44%, а оборотного, соответственно увеличилась на 7,44%. А оборотные активы в сфере производства и обращения изменились довольно существенно: в сфере производства уменьшились на 14,65% , а в сфере обращения увеличились на 14,65%. Значительный удельный вес занимают монетарные активы в общей валюте баланса, за отчетный год их доля увеличилась на 19,93%.

Анализ состояния запасов

Показатели	На начало периода		На конец периода		изменения
	Тыс.руб.	Доля %	Тыс.руб.	Доля %	Тыс.руб.	Доля %
Запасы, в т.ч.:	264	100	84	100	-180	-
- сырьё и материалы	103	39,02	0	0	-103	-39,02
-готовая продукция и товары для перепродажи	77	29,17	3	3,57	-74	-25,6
- расходы будущих периодов	84	31,82	81	96,43	-3	+64,61

В анализируемый период общее количество запасов уменьшилось на 180 тыс руб, что отрицательно сказывается на деятельности предприятия. Также снизилось количество сырья и материалов на 103 тыс руб и снизились расходы будущих периодов на 3 тыс руб. Доля готовой продукции и товаров для перепродажи на конец года уменьшилась на 25,6%, что является нездоровой тенденцией деятельности предприятия.

Анализ дебиторской задолженности

Произведенные расчеты свидетельствуют об увеличении дебиторской задолженности в 2 с лишним раза и составила на конец года 3814 тыс руб.. Сумма неоплаченных счетов с покупателями и заказчиками также увеличилась в 2 раза. Все данные таблицы свидетельствуют об отрицательных результатах деятельности предприятия в отчетном году.

Аналитический баланс предприятия

Актив	сумма	Пассив	сумма
1. Внеоборотные средства	1033	1. собственные средства	4577
2. оборотные средства:	5919	2. долгосрочные заёмные источники	0
- запасы и затраты	84	3. краткосрочные заёмные источники: - краткосрочные кредиты банков - кредиторская задолженность	2375
- дебиторская задолженность	3814		0
- денежные средства	2021		2375
- краткосрочные финансовые вложения	0
- НДС	0
- прочие	0	4. Прочие пассивы	0
Итого	6952	Итого	6952

На конец года предприятие имеет активов на сумму 6952 тыс. руб. и обязательств на такую же сумму. Актив предприятия показывает размещение средств предприятия, а пассив – откуда взялись средства для их приобретения.

Анализ движения денежных средств
Объем денежных средств на начало года составил 249 тыс руб, а на конец года – 2021 тыс руб. Это говорит о том, что доходы предприятия растут, а также увеличение денежных средств предприятия положительно влияет на ликвидность баланса.
Анализ пассива баланса

Источник капитала	Наличие средств, тыс. руб			Структура средств,%
	На начало периода	На конец периода	изменение	На начало периода	На конец периода	изменение
Собственный капитал	811	4577	+3766	26,68	65,84	+39,16
Заемный капитал	2229	2375	+146 и т.д.................
* Примечание. Уникальность работы указана на дату публикации, текущее значение может отличаться от указанного.

Информационные потоки - это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность.

Чтобы нормально функционировать, предприятие должно получать полную и качественную информацию до и после принятия его руководством управленческих решений.

Хорошая информация позволяет предприятию:

• - получать конкурентные преимущества;
• - снижать финансовый риск;
• - определять отношение покупателей;
• - обосновывать интуитивные решения;
• - повышать эффективность деятельности;
• - следить за внешней средой;
• - координировать стратегию;
• - повышать доверие к достигнутым договоренностям и принятым обязательствам.

Одним из важнейших условий успешного функционирования производства в целом является наличие такой системы информации, которая позволила бы связать воедино всю деятельность и управлять ею исходя из принципов единого целого.

Информацию собирают и анализируют с помощью четырех вспомогательных систем, которые в совокупности составляют: внутреннюю отчетность, рыночные исследования, анализ информации и сбор текущей внешней информации.

При определении параметров предприятия финансовая и бухгалтерская отчетность играет особую роль. Эта система внутренней отчетности отображает показатели текущего сбыта, суммы расходов, объемы материальных запасов, движение денежных средств, информацию о дебиторской и кредиторской задолженности.

Большое значение для информации имеет непрерывность ее сбора. Это обеспечивает полную ясность в делах собственного предприятия, а также способность и готовность предоставления рынку нужного товара в необходимых объемах.

В логистике выделяют виды информационных потоков в зависимости:

• - от вида связываемых потоком систем - горизонтальный и вертикальный;
• - от места прохождения - внешний и внутренний;
• - от направления по отношению к логистической системе - входной и выходной (рис. 1).

Рис.

Горизонтальные информационные потоки чаще всего имеют неформальный характер, они являются самыми эффективными, с коммуникативной точки зрения. В них сохраняется примерно 90% сведений. То есть потеря информации при передаче таким путем минимальна. Объясняется это тем, что людям, находящимся на одном уровне служебной иерархии, психологически легче понять друг друга, ведь они решают однотипные задачи и сталкиваются со сходными проблемами (рис. 2).

Рис.

Вертикальные информационные потоки имеют место между работниками или группами работников, находящимися на различных уровнях иерархии, например, между начальником и подчиненным.

В свою очередь, вертикальные информационные потоки подразделяются на нисходящие (от руководства к рядовым работникам по иерархии) и восходящие (от нижестоящих работников к вышестоящим) (рис. 3).

Рис.

Внешние информационные потоки отражают отношения между предприятием и экономическими и политическими субъектами, действующими за его пределами. Они определяют взаимодействие между предприятием, его реальными и потенциальными клиентами, а также конкурентами. Предприятие должно постоянно следить за основными компонентами внешней среды, к которым относятся экономические, технологические, политико-правовые, социально-культурные и физико-экологические факторы.

Внутренние информационные потоки - это потоки информации между различными службами и уровнями предприятия, например документ на отпуск материалов с заводского склада в цех предприятия, документ об отпуске материальных ресурсов из одного цеха другому, документ о приемке на склад готовой продукции, изделий и деталей. Внутренние информационные потоки четко характеризуют этапы процесса: снабженческий, внутрипроизводственный, сбытовой.

Основными особенностями внутренних информационных потоков являются: упрощенное оформление, заверяются подписями должностных лиц, внутри отдельных производственных подразделений (цехов и участков) часто состоят из устных сообщений.

Входные информационные потоки - это последовательность документов и данных, поступающих для ввода в информационную систему,

информация, необходимая для решения задачи и расположенная на различных носителях: первичных документах, машинных носителях, в памяти персонального компьютера. С этой целью составляются перечень входной информации и состав реквизитов каждого вида входной информации, расположение реквизитов входной информации, описание реквизитов (полей) входных документов.

Выходные информационные потоки - это сообщения, выходящие за пределы одной логистической системы либо одной из ее подсистем.

Информационный поток характеризуется следующими показателями:

• - источник возникновения;
• - направление движения потока;
• - скорость передачи и приема;
• - интенсивность потока и др.

Измеряется информационный поток количеством обрабатываемой или передаваемой информации за единицу времени.

Способы измерения количества информации, содержащейся в каком-либо сообщении, изучаются в разделе кибернетики, который называется теорией информации. Согласно этой теории за единицу количества информации принята так называемая двоичная единица - бит. При использовании электронно-вычислительной техники информация измеряется байтами. Байт - это часть машинного слова, состоящая обычно из 8 бит и используемая как одно целое при обработке информации в ЭВМ.

Применяются также производные единицы количества информации: килобайт и мегабайт.

В практике хозяйственной деятельности информация может измеряться также:

• - количеством обрабатываемых или передаваемых документов;
• - суммарным количеством документострок в обрабатываемых или передаваемых документах.

Необходимо также определить места сбора, ввода и вывода информации, формы ее представления и документирования. Для построения таких систем следует в максимально возможной степени использовать современные компьютерные средства, возможности их включения в локальные вычислительные сети и выхода на международные сети, например, Интернет.